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Vom Ein-Mann-Betrieb bis hin zum großen Industriebetrieb stellen integrierte Dokumentenmanagementsysteme, DMS, eine enorme Erleichterung des Arbeitsalltages dar.

Auch wenn die Verwaltung bzw. die Büroarbeit in einem Betrieb nur als nebensächlich angesehen wird, so ist in der Tat ein sehr großer Aufwand damit verbunden.

DMS umfasst sämtliche Vorgänge in Verbindung mit der Akteneinlagerung und schließt auch die Erstellung einer geeigneten Dokumentenmanagementsoftware ein. Einen wichtigen Bereich der Verwaltung stellt auch die Archivierung von Daten dar.

Durch die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von bestimmten Unterlagen sammelt sich im Laufe der Jahre eines Betriebes eine Unmenge an Papierkram und Dokumenten an. Erfolgt die Archivierung elektronisch, können sämtliche Vorteile des DMS genutzt werden. Dazu gehört natürlich auch, dass jede Menge Platz bei der Archivierung gespart wird.

Mit DMS werden der gesamte Verwaltungsablauf und der Büroalltag übersichtlich, transparent und jederzeit nachvollziehbar durchgeführt. Mit einer auf die individuellen Bedürfnisse eines Betriebes abgestimmten Software können sämtliche Verwaltungsarbeiten über ein Programm abgewickelt werden.

Durch diese zentrale Verwaltung können alle Mitarbeiter von ihrem Arbeitsplatz aus auf relevante Informationen zugreifen. Dies erspart Zeit und Kosten. Aber auch die Arbeitsgeschwindigkeit wird erhöht. Die hohe Qualität der Softwarelösung für DMS bietet jedem Unternehmen die Möglichkeit, die schon rare Zeit im Betrieb effizienter nutzen zu können. Da das Dokumentenmanagementsystem eng mit dem Archivierungssystem zusammenarbeitet, werden in beiden Bereichen Arbeitsvorgänge verkürzt und der Arbeitsaufwand wird verringert.

Elektronisch abgelegte Daten können für das DMS ebenso von einem zentralen Speicherort abgerufen werden wie für die Archivierung oder sonstige Suchanfragen. Mit der Möglichkeit eines Online-Zugriffs auf die mittels Dokumentenmanagementsystems verwalteten Daten können diese auch standortübergreifend abgerufen werden. Sämtliche für alle Unternehmensabläufe notwendigen Daten und Dokumente werden an einem zentralen Speicherort aufbewahrt, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben, auch wenn sie sich in einer anderen Filiale oder an einem anderen Standort aufhalten.

Werden Informationen benötigt, kann jeder Mitarbeiter von seiner (mobilen) Arbeitsstelle aus darauf zugreifen. Das Dokumentenmanagementsystem bietet somit ein Einsparpotenzial auf der ganzen Linie und bietet das Potential, den gesamten Workflow eines Unternehmens (Stichworte Home Office, Cloud Working) zukünftig stark zu verändern.